Datenschutzinformationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO für Geschäftspartner der Ador Dental GmbH

1. Verantwortlicher

Ador Dental GmbH
Zum Jägerhof 2
40724 Hilden
Deutschland

Telefon: 02103 986630
E-Mail: [email protected]

2. Datenschutzkontakt

Andrea Flügel
Ador Dental GmbH
Zum Jägerhof 2
40724 Hilden
E-Mail: [email protected]
Telefon: 02103 986630

3. Betroffene Personengruppen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten folgender Personengruppen:

• Ansprechpartner bei Kunden, insbesondere Dentallaboren und Zahnarztpraxen
• Ansprechpartner bei Lieferanten und Dienstleistern
• Selbstständige Handelsvertreter und deren Ansprechpartner
• Ansprechpartner bei Versand-, Zahlungs-, IT-, Cloud-, Telekommunikations- und sonstigen Dienstleistern
• Newsletter-Empfänger
• Nutzer von Webshop, Kundenkonto, Kontaktformular und Supportwegen
• Beschäftigte und Initiativbewerber, soweit gesondert nicht anders informiert
• Besucher des Betriebsgeländes im Zusammenhang mit Videoüberwachung

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung, Durchführung und Beendigung von B2B-Vertragsbeziehungen
• Angebots-, Auftrags- und Bestellabwicklung
• Führung von Kundenkonten und Geschäftspartnerstammdaten
• Betrieb von SAP als ERP- und Warenwirtschaftssystem
• Betrieb des WooCommerce-Webshops
• Zahlungsabwicklung über Stripe, Rechnung und Vorkasse
• Versand und Logistik über UPS
• Kundenservice, Reklamationen, Beschwerden und Tickets in humbee
• Kommunikation per E-Mail, Telefon, Microsoft Teams und sonstigen Kommunikationsmitteln
• Zusammenarbeit mit selbstständigen Handelsvertretern und Provisionsabrechnung
• Newsletterversand über Brevo
• Buchhaltung, Steuer, Zahlungsverkehr und gesetzliche Dokumentationspflichten
• IT-Betrieb, IT-Sicherheit, Cloudnutzung, Wartung und Support
• Telefonie über Telekom / Swyx / Octopus
• Videoüberwachung von Eingang, Hof und Lager zum Schutz von Eigentum, Hausrecht und Sicherheit
• Bearbeitung von Initiativbewerbungen
• Erfüllung rechtlicher Pflichten
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

5. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Datenkategorien:

• Stammdaten wie Name, Unternehmen, Funktion, Kundennummer, Lieferantennummer
• Kontaktdaten wie geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift
• Vertragsdaten wie Vertragsgegenstand, Bestellungen, Angebote, Aufträge, Konditionen
• Rechnungs- und Zahlungsdaten wie Rechnungsanschrift, Zahlungsart, Transaktionsdaten, offene Posten
• Liefer- und Versanddaten wie Lieferanschrift, Sendungsnummer, Versandstatus
• Kommunikationsdaten wie E-Mails, Gesprächsnotizen, Tickets, Reklamationen, Beschwerden
• Nutzungs- und Protokolldaten wie Logins, IP-Adressen, Zeitstempel, technische Logs
• Newsletterdaten wie E-Mail-Adresse, Versandstatus, Abmeldung, Öffnungs- und Klickdaten
• Videoaufnahmen von Eingang, Hof und Lager
• Beschäftigten- und Bewerberdaten, soweit einschlägig
  
  

Wir verarbeiten nach derzeitigem Stand keine Patientendaten, keine Gesundheitsdaten und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO im Rahmen unserer B2B-Geschäftsbeziehungen.
6. Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten in der Regel direkt von der betroffenen Person oder vom jeweiligen Geschäftspartner.
Weitere Daten können stammen aus:

• Bestellungen im Webshop
• Kontaktformularen und E-Mails
• Kundenkonten
• SAP
• humbee
• Microsoft 365
• Zahlungs- und Versandprozessen
• Handelsvertretern, soweit diese Kunden an Ador vermitteln
• öffentlich zugänglichen Quellen, soweit dies zur Pflege von Geschäftskontakten erforderlich und zulässig ist
  
  

7. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer- und aufbewahrungsrechtlicher Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen, insbesondere Geschäftsorganisation, Kommunikation, Kundenservice, Reklamationsbearbeitung, IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Hausrecht, Eigentumsschutz, Dokumentation und Rechtsdurchsetzung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligungen, insbesondere Newsletter, bestimmte Cookies, Tracking oder freiwillige Angaben
• § 25 TDDDG: Speicherung oder Auslesen von Informationen auf Endeinrichtungen, insbesondere Cookies und vergleichbare Technologien
• § 26 BDSG: Beschäftigtendaten und Bewerbungen, soweit einschlägig
  
  

8. Empfänger und Dienstleister

• Daten können an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden:
• FlashSites GmbH als Web- und Hosting-Dienstleister
• AWS und Cloudflare als technische Infrastruktur- oder Unterdienstleister, soweit von FlashSites eingesetzt
• wp.DATA Kommunikations GmbH als IT- und SAP-Dienstleister
• SAP als ERP-/Softwareumgebung, je nach Lizenz- und Betriebsmodell
• humbee solutions GmbH für CRM, Vorgänge und Beschwerdetickets
• Microsoft für Microsoft 365, E-Mail, Teams, OneDrive und Copilot
• Stripe für Zahlungsabwicklung
• UPS für Versand und Lieferung
• Brevo / Sendinblue GmbH für Newsletter
• Telekom Deutschland GmbH / Swyx / Octopus für Telefonie
• timetape.de für Zeiterfassung
• Terhaag & Schriefers Partnerschaft Steuerberatungsgesellschaft für Gehaltsabrechnung und steuerliche Unterstützung
• NTL GmbH für Alarmanlage und Videoüberwachung
• Banken
• selbstständige Handelsvertreter, soweit für Kundenbetreuung und Provisionsabrechnung erforderlich
• Behörden, Gerichte, Finanzverwaltung, Sozialversicherungsträger und sonstige Stellen, soweit gesetzlich erforderlich
  
  

9. Handelsvertreter

Ador arbeitet mit selbstständigen Handelsvertretern zusammen. Diese bringen Kunden zu Ador und führen eigene Systeme in eigener Verantwortung. Ador stellt den Handelsvertretern keine Interessentenlisten zur Verfügung.
Soweit Handelsvertreter für Bestandskundenbetreuung oder Provisionsabrechnung Informationen erhalten, können insbesondere geschäftliche Kontaktdaten, Kundenzuordnung, Umsatzdaten und abrechnungsrelevante Informationen verarbeitet werden.

10. Drittlandübermittlungen

Datenübermittlungen in Drittländer können insbesondere bei Microsoft, Google, Cloudflare, AWS, OpenAI, Fireflies.ai und Stripe relevant sein.
Soweit Daten außerhalb EU/EWR verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien oder anerkannter Mechanismen, insbesondere Angemessenheitsbeschluss, EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln oder sonstige geeignete Garantien.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Geschäftsbriefe, Rechnungen, Buchungsbelege und steuerlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Fristen gespeichert.
Kunden- und Vertragsdaten werden nach Ende der Geschäftsbeziehung gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
Newsletterdaten werden bis zur Abmeldung oder zum Widerruf gespeichert. Sperrlisten können zur Vermeidung weiterer Zusendungen gespeichert werden.
Initiativbewerbungen werden regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss der Prüfung gelöscht, sofern keine längere Speicherung erforderlich oder vereinbart ist.
Videoaufzeichnungen sollen grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie dies zur Zweckerreichung erforderlich ist. Arbeitsvermerk: Die aktuelle technische Speicherung von ca. sechs Wochen bis zur Überschreibung ist datenschutzrechtlich kritisch und muss auf eine feste, kurze Löschfrist umgestellt oder belastbar begründet werden.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben, teilweise vertraglich erforderlich oder für die Durchführung einer Geschäftsbeziehung notwendig.
Ohne erforderliche Daten können Angebote, Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen, Zahlungen, Kundenkonten, Reklamationen oder sonstige Leistungen nicht oder nur eingeschränkt durchgeführt werden.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen.
Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

15. Stand und Maßnahmen

Stand: 29.04.2026